1.      Quy định về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng con dấu sử dụng. Do đó, Công ty B (công ty con) có quyền sử dụng nhiều con dấu cùng lúc.

    1.      Việc sử dụng con dấu của công ty B tại công ty A (công ty mẹ)

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP thì Hội đồng thành viên Công ty TNHH được quyềnquyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. 

Theo đó, Công ty B có quyền quyết định sử dụng con dấu của B tại A.

Để thực hiện công việc trên, B cần kiểm tra lại Điều lệ công ty:

     (i)            Nếu Điều lệ đã quy định về con dấu thì Công ty tiến hành sửa đổi, bổ sung Điều lệ đảm bảo những nội dung nêu phía dưới. Khắc dấu và thông báo bổ sung số lượng con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

   (ii)            Nếu Điều lệ chưa quy định về con dấu thì Công ty có thể bổ sung quy định về con dấu trong Điều lệ và/hoặc ban hành Quyết định về con dấu của doanh nghiệp. Khắc dấu và thông báo bổ sung số lượng con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: 

a)      Số lượng con dấu. 

b)      Quy định về quản lý và sử dụng con dấu. 

c)      Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu. 

Lưu ý: nội dung, hình thức và kích thước của con dấu mới phải thống nhất với con dấu cũ.

Tham khảo == >  Dịch vụ thành lập công ty tại Nghệ An

2.      Rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp sử dụng nhiều con dấu

B là công ty con của A nhưng về mặt pháp lý hai công ty có tư cách pháp nhân độc lập, việc sử dụng con dấu là tách bạch.

Các doanh nghiệp sử dụng nhiều con dấu vẫn thường quy định quản lý tại trụ sở, giao cho người nhất định quản lý để xác định trách nhiệm khi có vấn đề liên quan xảy ra và cho phép sử dụng ngoài trụ sở phục vụ mục đích giao kết hợp đồng tại địa điểm khác.

Việc sử dụng con dấu của công ty này tại công ty khác không mang tính khả thi, vì:

     (i)            Không thể đảm bảo quản lý việc sử dụng con dấu. B không thể quy định nghĩa vụ cho nhân viên/bộ phận của A trong việc quản lý, sử dụng con dấu của mình được. Hai công ty có thể thỏa thuận cử 01 nhân viên của B đến A làm việc quản lý, sử dụng con dấu khi phát sinh nhu cầu đóng dấu. Việc này có mang lại hiệu quả hay không là do Công ty tự cân nhắc, so sánh với việc chuyển hồ sơ qua công ty con để ký.

   (ii)            Không thể quy định phân biệt phạm vi sử dụng các con dấu vì các con dấu của doanh nghiệp thống nhất với nhau về nội dung, hình thức và kích thước.

Pháp luật cho phép doanh nghiệp tự quyết định việc quản lý, sử dụng con dấu. Do đó, để đảm bảo tính an toàn pháp lý, lợi ích của doanh nghiệp thì B phải tự cân nhắc về việc sử dụng con dấu nêu trên.